מה הופך ארכיון קבלות דיגיטלי לשימושי
ארכיון טוב עונה במהירות על שלוש שאלות: איפה בוצעה הרכישה, מתי היא בוצעה והיכן מסמך המקור. ב‑Reece התמונה המקורית נשארת מחוברת לרשומת הוצאה שניתן לערוך, במקום להישאר צילום מבודד בגלריה.
- בית העסק, תאריך, סכום, מע״מ, מטבע וקטגוריה ברשומה אחת
- תמונת המקור לצד הפרטים שזוהו
- חיפוש לפי בית עסק, מספר קבלה, תאריך, סכום או קטגוריה
- סינון לפי תאריכים לתקופת דיווח מסוימת
שגרה פשוטה לשמירת קבלות
- מוסיפים את הקבלה
מצלמים את המסמך או בוחרים תמונה אחת או כמה תמונות מהגלריה.
- בודקים את הרשומה
משווים שדות חשובים למקור ומתקנים ערכים שאינם ברורים.
- משתמשים בקטגוריות עקביות
נותנים לרכישות דומות אותה קטגוריה כדי שההיסטוריה תישאר ברורה.
- מוצאים או מייצאים בהמשך
מחפשים קבלה בודדת או מייצאים חודש או טווח תאריכים.
תמונת קבלה ורשומת הוצאה מסודרת אינן אותו דבר
צילום עוזר לא לאבד את הנייר, אך לבדו אין בו שדות אמינים לחיפוש לפי בית עסק, סכום או קטגוריה. רשומה מסודרת מאפשרת חיפוש, סינון ודיווח תוך שמירת המקור לצורך אימות. אם נדרשת שמירת מסמך לצורכי חשבונאות, מס, אחריות או דין, בדקו עם איש המקצוע מהי הצורה והתקופה הנדרשות.
שאלות נפוצות
אפשר לחפש קבלות ב‑iPhone?
כן. Reece מחפשת רשומות לפי בית עסק, מספר קבלה, תאריך, סכום וקטגוריה.
Reece שומרת את תמונת הקבלה המקורית?
כן. תמונת המקור נשארת מצורפת להוצאה כדי שאפשר יהיה להשוות בינה לבין הרשומה.
האם עותק דיגיטלי תמיד מספיק?
לא בהכרח. דרישות השמירה תלויות במטרה ובכללים החלים, ולכן יש לשמור מקור כאשר הוא נדרש.